Google Formで簡単家計簿入力

Google各種ツールを駆使した家計簿から、まずは、Google Formを使って日々の支出を入力するところから始めましょう。
下の図の左上にあたり、PCやスマホなどのウェブ上のフォームにマニュアルで入力することによってデータを収集するステップにあたります。

完成した入力フォームがこれです。
この投稿の下の方に埋め込んでいるスプレッドシートに入力されたデータが出ますので、試してみてください。

１．Google Driveへアクセス

Googleのアカウントがない場合は、まずはアカウントを作成してください。
すでにGmailを使用しているなどでアカウントを持っている場合は、Google Driveへアクセスします。

２．新規フォームの作成

「新規」からGoogleフォームを選択し、家計簿入力のためのフォームを新規作成します。無題のフォームが作成されます。

３．家計簿の入力フォームを作成する

フォームの作成については、かなり直感的に分かりやすいインターフェースになってると思います。たとえば、質問の追加も簡単にできますし、回答の方式も日付やテキスト入力、ラジオボタン、選択式など様々あって、質問の種類に応じて使い分けることができます。
また、各質問がフォームを送信する際に必須か否かも設定することができます。
それらを使って、家計簿入力に必要な質問項目を作っていきます。たとえば、下のような項目を設定すると良いと思います。

・日付

質問のタイトルに「いつ？」とでも設定し、回答の種類は「日付」で設定します。
　　

・金額

数字を入力するので、回答の種類は記述式を選択します。
　　

・項目

項目はあらかじめ設定された中から選択するようにするため、「プルダウン」を選びます。
例では、以下の７つを設定しました。

・補足情報

購入した品目のメモなどを残すための補足欄を設定します。記述式を選択しました。この項目は必須とはせずに、書かなくても良いことにします。

ここまでで、メインの入力フォームが完成しました。

※さらに細かく項目を設定したい！

上のメインページではまず7つの大項目を選択できるようにしました。
しかしもっと細かく分けられるように設定するためには、入力フォームのセクションに分けることで対応できます。
「セクションを追加」を選ぶと、異なるページの入力フォームを作成することができます。ここで、下の「食費」例のようにひとまず各大項目のセクション（合計7つのセクション）を準備します。
　　
さらに、大項目「何を？」のプルダウンで「回答に応じてセッションに移動」を選択し、それぞれの回答ごとに移動するセクションを設定します。
こうすることで、大項目を選択した内容に応じて、次のページの入力フォームが変化するようになります。

各大項目のセクションでそれぞれの小項目を選択するプルダウンを設定すれば、小項目もあらかじめ設定した中から選択できるようになります。
そして、各小項目の選択が終われば家計簿入力が完了しますので、各小項目セクションの次は「フォームを送信」に設定しておきます。

これで入力フォームは完成です。テンプレートを公開してますので、色々試してみてください。
送信されたデータは、下記のGoogleスプレッドシートに回収されるようになります。

ここまでで、ひとまず家計簿の入力はPCでもスマホでも、ウェブ上でできるようになり、Googleスプレッドシートのフォームの回答にまとめられるようになりました。
次回以降は、このフォームの回答結果をもとに、項目別や月別のデータとしてまとめていくことになります。

Google各種ツールを駆使した家計簿

これまでウェブやアプリなどいくつか家計簿を試してきましたが、結局自分の思うようなまとめ方ができず、最終的にはExcelで管理し始め、面倒くさくなってあまり続かないという結果になっていました。

そして、現在行き着いたところがGoogle各種ツールを駆使した家計簿です。これが素晴らしく、かれこれ3年くらい改良に改良を重ねて続いていて、なかなか便利だと思いますので、紹介したいと思います。

改めて、家計簿のつけかたについて、手軽さと柔軟・拡張性の2軸で整理してみましょう。

今は、スマホやWebで家計簿を手軽に管理できるソフトやサービスがたくさんあります。最近は本当に使い勝手も良く改善してきたアプリもありますが、自分用にカスタマイズしたり拡張したりすることに限界があって、どうしてもかゆいところに手が届かないというところまで行き着いてしまうのです。

下の図で言うと、左下の「手軽かつ柔軟・拡張性なし」というところですね。

そして、右下は昔ながらの家計簿帳。もちろん、自分なりに工夫はできますが、なんと言っても収支をまとめたり、グラフ化したりすることが面倒です。

では、柔軟性や拡張性を求めるとExcelやプログラミングを駆使したまとめ方になってきますが、入力もPCで行うことが必要ですし、面倒くさくなって続かなくなってきます。

ここで、Googleの各種ツールを軸上にマッピングしてみました。

Google Formは、ウェブ上のアンケートのようなものを自分でカスタマイズして作成でき、投稿したデータを集計することができます。

これは家計簿の入力に使用するには便利で、各種項目の設定や、日付なども簡単に入力することができます。

Google Spreadsheetはウェブ上で動く表計算ソフトで、Excelほど多彩な計算式やグラフはありませんので、柔軟性・拡張性は劣りますが、家計簿計算に必要なものは一通りそろっています。

Google Apps Scriptは、Javaベースのプログラム機能で、Spreadsheet上のデータの整理を自動的に行ったり、決まった時間にあるプログラムを作動させるトリガー機能などが揃っていて、自分のニーズに合わせた様々な機能を持たせることができます。

そして、強力なのがそれぞれを組み合わせて使うことが可能で、Google Formの手軽さを使ってデータを入力し、Google Spreadsheet上にデータを集計します。そして、Google Apps Scriptでニーズに合わせたプログラムを自分で組んで、カスタマイズができます。

最終的に、自分が組んだ家計簿は下のようなフローです。

Google Formを使って自分で作成したフォームに、スマホやPCからアクセスしてデータを入力します。

そのデータを自動的に各月・各項目別のシートに分割するプログラムをGoogle Apps Scriptで走らせます。

それらをまとめたり、グラフ化したりするのはGoogle Spreadsheet上の表計算機能で可能です。

そして、自分のニーズに合わせて、現状の収支状況を定期的にメールしたり、予算を超えたときにアラートのメールを出す、などのプログラムもGoogle Apps Scriptを駆使することで、実現できます。

次回から、一つずつ説明していきたいと思います。